ERP là gì? ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Hệ thống ERP là một loại cách thức phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, một tổ chức có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và đánh giá dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.
Định nghĩa nghe có vẻ như rất đơn giản và chính xác. Tuy nhiên, ERP thì không chỉ đơn giản là như vậy. Thông qua bài viết, canhosunwahpearl.edu.vn cùng nhau tìm hiểu và trả lời các câu hỏi liên quan đến Hệ thống ERP cho doanh nghiệp một biện pháp chi tiết.
ERP là gì?
Ý nghĩa của 3 từ ERP:
R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong ERP, resource Có nghĩa là tài nguyên (TN). Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ PM, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực (NL) thành tài nguyên (TN). Cụ thể là:
– Phải khiến cho mọi bộ phận của đơn vị đều có thể khai thác NL phục vụ cho DN.
– Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác NL của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.
– Phải thiết lập cấu hình được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
– Phải luôn cập nhật thông tin thực trạng NL DN một mẹo hay chính xác, kịp thời.
Muốn biến NL thành TN, DN phải thông qua 1 thời kỳ ‘lột xác’, thay vì đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài DN, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa DN và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn ‘chuẩn hóa dữ liệu’. Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần đông chi phí đầu tư cho ERP.
P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần để ý ở đây là hệ ERP hỗ trợ DN kế hoạch ra sao?
Trước hết, ERP tính toán và dự đoán các khả năng sẽ gây ra trong công việc điều hành sản xuất kinh doanh của DN. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chuẩn xác kế hoạch cung ứng nguyên nguyên liệu (NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách này cho phép DN có đủ vật tư sản xuất vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn trợ giúp lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Cách này giảm tối đa sai sót trong xử lý nghiệp vụ.
E: Enterprise (Doanh nghiệp). Đây chính là đích đến thật sự của ERP. ERP gắng sức tích hợp tất cả những phòng ban và tất cả chức năng của cty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà rất có thể đáp ứng tất cả những nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban.
Quả thật vô cùng trở ngại để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính kế toán cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho… Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý quá trình của mình. Nhưng ERP kết hợp tất cả các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận rất có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Việc tích hợp này sẽ mang lại nhiều quyền lợi nếu các cty biết tùy chỉnh cấu hình phần mềm một mẹo vặt đúng đắn.
Xem thêm thông tin:
- Outsourcing là gì ? Yêu cầu cần thiết để outsourcing thành công ?
- Forwarder là gì? Một số tiêu chí để chọn lọc Forwarder
- Logistics là gì ? Thực trạng ngành logistics Việt Nam
Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi một KH nào đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một tiến trình dài trên mặt giấy tờ. Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý tin tức qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó thường tạo ra trễ hẹn giao hàng cho khách và thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Vì chúng ta cũng có thể hiểu rằng không một ai trong cty rất có thể biết rõ tình trạng của đơn hàng vào thời điểm quy tắc như thế nào? Bởi vì chẳng có như thế nào cho bộ phận Tài chính, chẳng hạn, cập nhật vào hệ thống máy tính của bộ phận Kho để xem mặt hàng này đã gửi hay chưa. “Anh phải gọi cho Kho hỏi thử xem!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía khách hàng.
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho,và thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo những phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với những hệ thống riêng lẻ cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ sở hữu được phần mềm riêng của mình ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính rất có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà đáp ứng phần mềm ERP linh động trong những việc cài đặt một vài phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ. Ví dụ, một vài cty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ triển khai sau.
ERP – Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể
Tóm lại, ta rất có thể tưởng tượng ERP là là PM quản lý tổng thể DN, cho phép DN tự kiểm soát được trạng thái NL của mình. Từ đó, họ rất có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ tùy chỉnh cấu hình trong hệ thống. Ngoài ra ERP còn đáp ứng cho những doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình tiên tiến theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý và điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của những nhân viên.
Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều PM quản lý rời rạc
Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách tiến hành nhiều PM quản lý rời rạc khác (như PM kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành…) là tính tích hợp. ERP chỉ là một PM duy nhất và các module của chính mình nó thực hiện các chức năng tương tự như các PM quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều không dừng lại ở đó trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ nghiêm ngặt với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác hoàn toàn cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của những cty PM và cách hiểu về PM ERP của tất cả chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về PM thông thường. ERP là PM mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình.
Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả những DN thời điểm hiện tại là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà DN cho là tốt nhất để rất có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của DN. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy thuộc vào DN, kể cả với những DN hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của DN được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của DN được thể hiện theo chiều dọc thì quá trình của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của DN bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống tin tức hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống tin tức hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là tin tức đầu ra của bước trước; tin tức đầu ra của bước này cũng là tin tức đầu vào của bước kế tiếp… Một điều dễ thấy được là một quy trình hoạt động của DN, đặc trưng là các quy trình chính rất có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của DN, Tức là để cho quy trình hoạt động đến quá trình sau cùng thì cần phải có sự tham gia về nhân sự từ rất nhiều phòng, ban. Các PM quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự…) và như một “ốc đảo” đối với những PM của phòng ban khác. Việc chuyển tin tức từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một mẹo vặt thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với năng suất thấp và không xẩy ra tính kiểm soát. Các module của ERP cũng phục vụ cho những phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa quá trình của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên PM ERP rất có thể lấy tin tức từ rất nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ rất nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý tin tức rất cao cho DN.
Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, các bạn sẽ thấy rõ rệt nhất về các quy trình. Với mỗi DN, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một vấn đề cần nói là rất nhiều DN VN, cho dù đã hoạt động nhiều năm, vẫn không xẩy ra các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của những cty trợ giúp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.
Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải:
– Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module PM tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ sở hữu được module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v… Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, DN rất có thể mua ERP theo từng GĐ tùy khả năng.
– Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa tin tức giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép tùy chỉnh cấu hình các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.
– Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm kinh phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ rất có thể phân tích kinh phí nhập kho ứng với tất cả NVL, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm… Hệ thống cũng rất có thể phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh trải qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng… Đây chính là điều các DN rất thú vị bỏ qua khi lựa chọn ERP.
– Tính mở: Tính mở của hệ thống được phân tích trải qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế rất có thể tùy chỉnh cấu hình các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng rất có thể tùy chỉnh cấu hình quy trình quản lý mới trong DN. Với cách này DN rất có thể thêm, không ngừng mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng nối kết dữ liệu từ rất nhiều nguồn khác nhau, từ rất nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.
Hệ ERP còn rất có thể sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó tùy chỉnh cấu hình quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.
ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của cty như thế nào?
Hy vọng nhất của ERP trong những việc chứng minh giá trị là cải thiện phương pháp cty nhận đơn hàng và xử lý nó cho tới lúc ra hóa đơn và ghi nhận doanh thu – cách gọi khác là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (order fulfillment process). Chính vì thế mà ERP thường được xem như là phần mềm trợ giúp vô hình. ERP không xử lý các quy trình trước lúc bán hàng (hầu hết các nhà đáp ứng phần mềm hiện này phát triển phần mềm CRM để đáp ứng yêu cầu quản lý này). Hơn thế, ERP nhận đơn hàng từ KH và tiếp sau đó đáp ứng “đường đi” phần mềm để thực hiện tự động hóa quá trình khác nhau trong suốt quy trình xử lý đơn hàng cho tới lúc hoàn tất. Khi Nhân viên dịch vụ KH nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ sở hữu được đầy đủ tin tức cần thiết để hoàn tất đơn hàng (như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của cty từ phân hệ Kho và tiến trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn).
Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều rất có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì tin tức đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn đang tìm hiểu kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ là nối kết vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng lưu thông như tia sét xuyên suốt hệ thống, KH nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với phương pháp do vậy ERP rất có thể vận dụng cho những quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính… Bạn thấy đấy, ít nhất thì này cũng là “giấc mơ” của ERP, nhưng thực tế thì khắc nghiệt hơn nhiều.
Chúng ta hãy quay trở lại vấn đề trên một chút. Quy trình hiện tại đó rất có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm quá trình của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của những bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Điều này sẽ không còn nữa! Với ERP, các nhân viên dịch vụ KH sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên KH vào máy tính. Màn hình ERP sẽ làm họ vận hành quá trình như những nhà kinh doanh thực sự. ERP sẽ hiển thị những tin tức về hạn mức tín dụng của KH từ bộ phận Tài chính và lượng tồn kho hàng hóa từ bộ phận Kho. Liệu KH có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta rất có thể giao hàng đúng hạn không? Đó là những vấn đề mà nhân việc dịch vụ KH chưa lúc nào phải quyết định năm vừa qua và các lời giải đáp có ảnh hưởng rất rộng lớn đến KH và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó không để riêng cho nhân viên dịch vụ KH – người rất cần phải được thức tỉnh. Nhân viên Kho, những người nắm lượng tồn kho trong đầu họ hay bằng những giấy tờ rời giờ đây phải nhập tất cả tin tức lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao dịch KH khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng tồn kho hàng hóa không đủ, họ thông báo với KH là không đủ hàng tồn kho. Trách nhiệm giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân và giao tiếp đã chưa lúc nào được thử nghiệm như thế này trước đây.
Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Đó là nguyên nhân vì sao giá trị thật sự của hệ thống ERP rất khó xác định. Phần mềm ít quan trọng hơn việc cty thay đổi phương pháp làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hóa, giao hàng và thanh toán, các bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn không khó cài đặt phần mềm mà không thay đổi phương pháp làm việc của nhân viên bạn, chúng ta cũng có thể sẽ không xẩy ra thấy gì được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm quá trình lại vì họ đã quen với phần mềm cũ và không xẩy ra ai làm việc trên phần mềm mới.
Triển khai một dự án ERP sẽ mất bao lâu?
Để tiến hành đúng phương pháp ERP, các bạn sẽ phải thay đổi phương thức hoạt động của cty và phương pháp mà các nhân viên đang tiến hành quá trình của họ. Và việc thay đổi do vậy không thể nào tránh việc ảnh hưởng đến tất cả công ty. Dĩ nhiên, nếu phương pháp điều hành cty của bạn là hoàn toàn tốt (toàn bộ các đơn đặt hàng được hoàn thành đúng thời hạn, năng suất của cty bạn cao hơn nữa các đối thủ khác, và KH của bạn hoàn toàn hài long), trong trường hợp này thì không xẩy ra lí do gì mà bạn phải quan tâm đến phương pháp ERP cả.
Điều quan trọng là không nên chỉ tập trung vào việc xem xét tiến hành phương pháp này trong bao lâu, trên hết bạn rất cần phải hiểu vì sao bạn cần phương pháp này và như thế nào chúng ta cũng có thể tiến hành nó để cải thiện doanh nghiệp của mình.
Tuy nhiên, qua một vài năm, những thay đổi nhờ có Internet đã giúp các nhà đáp ứng giảm đáng kể thời gian đáp ứng các mô đun ERP. Quá trình triển khai nhanh lẹ này (có nghĩa là thời gian triển khai chỉ tính bằng tuần chứ không tính bằng năm) là kết quả của việc phân phối loại phần mềm ERP mới được gọi dịch vụ theo yêu cầu hay nói một phương pháp khác là phần mềm như một dịch vụ (SaaS). Các ứng dụng của ERP theo yêu cầu và ERP SaaS (như là tất cả nguồn nhân lực (HR) và tài chính) đều do bên tiếp theo sau là đáp ứng và KH chỉ không khó là truy cập vào các ứng dụng ERP dành cho nhiều người (hay nói một phương pháp khác là các ứng dụng ERP chia sẻ) bằng cách nối kết Web. Do phần mềm này không nhất thiết phải được cài đặt giống như các ứng dụng theo yêu cầu truyền thống cổ truyền nên thời gian triển khai rất có thể được rút ngắn một phương pháp đáng kể so với việc triển khai các ứng dụng ERP theo yêu cầu.
ERP sẽ giải quyết trở ngại nào trong những việc của tôi?
Bảy nguyên nhân chính để các cty thực hiện dự án ERP, đó là:
Tiếp cận tin tức quản trị đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các tin tức quản trị đáng tin cậy để rất có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ tin tức chính xác. Nếu không xẩy ra hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và rất có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau (Tài chính kế toán có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con số khác và những đơn vị khác rất có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu của cả công ty). Với hệ thống ERP, chỉ mất một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ cũng chính vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.
Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một trong các cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho những phân hệ riêng lẻ rất có thể chia sẻ tin tức với nhau một phương pháp dễ dàng.
Giảm lượng hàng tồn kho
Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các cty theo dõi hàng tồn kho cụ thể và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ vào đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh.
Chuẩn hóa tin tức nhân sự
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương trợ giúp tất cả những nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm tối đa các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
Đặc biệt ở các cty có rất nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự rất có thể không xẩy ra phương pháp chung và không khó để theo dõi giờ giấc của nhân công và trợ giúp họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP rất có thể giúp bạn đảm đương việc đó.
Công tác kế toán cụ thể hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các cty giảm tối đa những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.
Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý đẳng cấp kiểm tra tính cụ thể của những tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế theo phong cách tốt sẽ trợ giúp các qui trình kế toán và các phương pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
Tích hợp tin tức đặt hàng của khách hàng
Với hệ thống ERP, đơn hàng của KH đi theo một tiến trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ KH nhận đơn hàng cho tới lúc giao hàng cho KH và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Chẳng thà bạn lấy tin tức từ chung một hệ thống còn hơn nhận tin tức rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp cty bạn theo dõi đơn hàng một phương pháp dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các cty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu cty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một phương pháp thủ công tạo ra tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong những việc sản xuất và do vậy thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này Tức là tiến hành một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả rất có thể làm giảm kinh phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
Qui trình kinh doanh được xác định rõ rệt hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu cty xác định rõ rệt các qui trình kinh doanh để giúp phân công quá trình được rõ rệt và giảm tối đa những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp thường ngày của công ty.
Một chuyên viên về quản lý doanh nghiệp của tập đoàn PwC nhận định rằng nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được những số liệu về hàng tồn, hoặc lượng vật tư dự trữ cho lên kế hoạch sản xuất, hoặc các lãnh đạo khi đi công tác mà vẫn phải liên lạc với cty mỗi 15 phút để nhắc nhở… thì nên ứng dụng hệ thống ERP.
Quá trình hội nhập nền kinh tế thị trường là quá trình tất yếu và không lâu nữa. Đứng trước thời điểm này, các doanh nghiệp đang nhanh lẹ tìm cách nâng cao khả năng cạnh trạnh ngay trong những lúc thị trường thương mại mở cửa và các cty nước ngoài tràn vào. Một điều không khó rất có thể thấy được là nếu các doanh nghiệp không xẩy ra khả năng tranh giành với những cty nước ngoài thì cũng sẽ mất đi khả năng tranh giành ngay với những đối thủ trong nước. Việc ứng dụng một hệ thống quản trị bằng phần mềm, theo kết quả thống kê lại từ những cty đã triển khai ERP, rất có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống khoảng thời gian tối thiểu là 2 ngày; cải tiến các dịch vụ đáp ứng KH từ 50% lên trên 90% tăng thêm năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí… Đó quả là những trông mong hấp dẫn mà các doanh nghiệp mong muốn.
Liệu ERP có thích hợp với phương pháp làm việc của tôi?
Quả là một vấn đề trở ngại khi các cty muốn biết trước các quy trình hiện tại liệu có thích hợp với gói ERP chuẩn trước lúc ký hợp đồng và triển khai hệ thống ERP. Nguyên nhân phổ biến nhất khiến các cty từ bỏ những dự án ERP hàng triệu đô-la một phương pháp dễ dàng cũng chính vì họ phát hiện phần mềm ERP không trợ giúp được những quy trình kinh doanh chính của họ. Theo điểm đó, có 2 điều họ rất có thể làm: một là, họ rất có thể thay đổi quy trình kinh doanh để thích ứng với phần mềm. Tức là họ sẽ phải thay đổi phương pháp làm việc, cái cách mà người ta đã quen làm trong bao nhiêu năm nay. Hai là, họ rất có thể thay đổi phần mềm để thích nghi với quy trình kinh doanh hiện tại, nhưng điều này cũng đồng nghĩa với sự trì trệ của dự án, tạo ra nhiều lỗi tiềm ẩn trong hệ thống và việc nâng cấp phiên bản mới từ nhà đáp ứng ERP sẽ trở ngại vì những phần tùy chỉnh cấu hình (customization) và viết mới rất có thể không tương thích với phiên bản mới.
Cần phải nói là để đi lại được dự án ERP thì phạm vi và giá cả của dự án đủ để làm phần nhiều các CFO bối rối. Thêm vào dự thảo ngân sách cho những kinh phí của phần mềm, bộ phận kế toán nên lập lên kế hoạch cho những chi tiêu về tư vấn, sắp xếp lại các quy trình kinh doanh, thử nghiệm tích hợp và một loạt danh sách các khoản chi tiêu cần thiết khác trước lúc thấy được những quyền lợi mà ERP mang lại. Việc phân tích kinh phí đào tạo các quy trình mới cho tất cả những người sử dụng rất có thể tạo ra các cú sốc, và vì thế rất có thể dẫ đến sự thất bại của việc xem xét yêu cầu tích hợp dữ liệu và kinh phí không ngừng mở rộng phần mềm để hiệu chỉnh mẫu các báo cáo cũ. Một vài sơ sót trong những việc dự trù ngân sách và hoạch định chiến lược rất có thể tạo ra kinh phí ERP tăng thêm đột biến vượt ngoài tầm kiểm soát nhanh hơn nhưng sơ sót trong hoạch định chiến lược của những hệ thống tin tức khác.
Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?
Meta Group vừa mới đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán tổng kinh phí sỡ hữu (TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ trợ giúp và các kinh phí nhân sự nội bộ. Các con số TCO bao gồm cài đặt phần mềm và kinh phí hai năm đầu tiên, kinh phí thực sự là bảo trì, nâng cấp và tối ưu hóa hệ thống. Sau khi nghiên cứu kỹ khảo sát 63 cty bao gồm những cty có quy mô nhỏ, vừa và lớn theo rất nhiều ngành nghề khác nhau thì TCO trung bình là 15 triệu đô-la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô). Mặc dù thật khó để đưa ra con số kinh phí cụ thể từ rất nhiều loại cty khác nhau và các kết quả ERP mang lại, Meta đi lại một thống kê lại chứng mình rằng hệ thống ERP là thật sự đắc đỏ nhưng sẽ không còn là vấn đề gì đối với những cty vận dụng thành công hệ thống ERP.
Ngân sách cho ERP nên như thế nào?
Ở các thị trường phát triển, nơi phần nhiều các doanh nghiệp đã ứng dụng phương pháp CNTT trong quản lý, việc lập ngân sách tài chính cho IT hàng năm đã trở thành thông lệ. Đầu tư cho hệ thống ERP không phải là đầu tư một lần, mà đòi hỏi DN phải xây dựng một tiến trình phù hợp, có ngân sách phục vụ việc không ngừng mở rộng và nâng cấp hệ thống. Thay vì tỷ lệ đầu tư trên doanh số, DN thường quan tâm hơn đến hiệu quả đầu tư, cụ thể hơn là hệ số thu hồi vốn (ROI – Return On Investment). Sau bao lâu lợi nhuận sinh ra từ việc ứng dụng hệ thống ERP rất có thể bù được kinh phí đầu tư cho hệ thống. Ở Việt Nam việc xác định đúng con số này không phải là chuyện đơn giản. Tuy thế đó là bài toán đầu tư thông thường. Nếu doanh nghiệp xác định rõ được mục đích đầu tư và được đáp ứng đầy đủ tin tức về các giải pháp, họ rất có thể dễ dàng lập được ngân sách thích ứng cho việc sở hữu một hệ thống quản lý tổng thể và hiện đại. Ở đây, ngoài nhà đáp ứng giải pháp, nhà trợ giúp triển khai đóng vai trò quan trọng trong những việc giúp KH xây dựng một tiến trình hợp lý cho việc triển khai hệ thống ERP, nói rộng hơn là một chiến lược CNTT cho doanh nghiệp.
Khi nào thì tôi sẽ sở hữu được lợi từ ERP và bao nhiêu?
Bạn đừng mong cách mạng hóa việc kinh doanh của bạn với dự án ERP. Nó giống như một sự thực hiện chú tâm vào việc cải tiến, phát triển phương pháp làm việc bên trong nội bộ cty hơn là với khách hàng, nhà đáp ứng hay các đối tác. Và hiển nhiên “cái lợi” của ERP sẽ đến với những ai nhẫn nại với nó. Công trình nghiên cứu kỹ 63 cty của Meta Group đã cho tất cả chúng ta thấy phải mất 8 tháng (và tổng cộng dự án là 31 tháng) sau khoản thời gian vận hành hệ thống mới thấy được quyền lợi của ERP. Nhưng hàng năm tiết kiệm sở hữu được từ hệ thống ERP là 1,6 triệu đô-la Mỹ.
Bài viết liên quan
